Automatische bestelling van cheques: zo stel je de auto-order correct in

Als zelfstandige bedrijfsleider bestel je waarschijnlijk zelf je Monizze-cheques, zonder tussenkomst van een sociaal secretariaat. Elke maand manueel een bestelling plaatsen kost tijd en aandacht, tijd die je liever aan je klanten en je zaak besteedt. Met de automatische bestelling regel je dat één keer: je stelt je verdeling in, en Monizze plaatst je bestellingen daarna zelf, op tijd en zonder extra werk.

De auto-order werd onlangs bijgewerkt. Je krijgt nu meer controle: je stelt je fiscaal jaar zelf in, je past je correctiemaand rechtstreeks aan, en je gebruikt automatische bestellingen ook voor je ecocheques, cadeaucheques en sport- en cultuurcheques. In dit artikel overloop je hoe je alles correct instelt.

Wat is de automatische bestelling?

Met de automatische bestelling stel je jouw bestellingen één keer in. Monizze plant ze daarna zelf, toont je meteen hoeveel cheques er elke maand toegekend worden en voor welk bedrag, en plaatst ze automatisch op de dag die jij kiest, zonder dat je nog iets moet doen.

De voordelen op een rijtje:

• minder kans op fouten dan bij manuele bestellingen
• minder tijd aan administratie
• tijdige oplading van je cheques, elke maand
• volledig overzicht: je ziet je geplande bestellingen op voorhand
• geen betaalvertraging dankzij domiciliëring

De auto-order is bedoeld voor kleinere bedrijven die hun cheque-bestellingen zelf beheren, zoals zelfstandige bedrijfsleiders die niet via een sociaal secretariaat bestellen. Heb je al een klantenzone bij Monizze? Dan activeer je de functie zelf in het tabblad “Bestellingen”. Werk je wel via een sociaal secretariaat? Dan is de automatische bestelling voor je cheques meestal niet beschikbaar.

Bekijk hoe de auto-order werkt

Liever meekijken dan lezen? Onze video toont je hoe je de auto-order instelt voor je maaltijdcheques, van je verdeling tot je eerste automatische bestelling.

Hoe stel je de automatische bestelling in voor maaltijdcheques (maandelijks)

1. Stel je verdeling eenmalig in

Kies de startmaand van je fiscaal jaar: die wordt automatisch je eerste maand, en de maand ervoor je laatste maand. Voor die laatste maand, die je correctiemaand is, stel je het aantal cheques apart in (zie stap 4). Je fiscaal jaar pas je op elk moment aan.

2. Voeg begunstigden toe

• Klik op “Begunstigden toevoegen” en voeg ze één per één toe, of gebruik “Voeg iedereen toe” om iedereen in één keer toe te voegen
• Vul de zichtwaarde en je maandelijks aantal maaltijdcheques in
• Klik op “Automatische bestelling opslaan”

Een begunstigde moet eerst in je begunstigdenlijst staan. Voeg je iemand halverwege het jaar toe? Dan ontvangt die persoon zijn of haar maandelijks aantal vanaf de startmaand, niet met terugwerkende kracht.

3. Retroactieve bestellingen

Stel je jouw automatische bestelling in tijdens je fiscaal jaar? Dan kies je nog altijd een startmaand in het verleden, terug tot het begin van je huidige fiscaal jaar. Dan bundelen we de gemiste maanden in één gecombineerde inhaalbestelling bij je volgende facturatie. Die retroactieve maanden worden duidelijk gemarkeerd in je verdelingstabel. Een retroactieve bestelling gaat nooit verder terug dan januari van hetzelfde jaar.

4. Beheer je automatische bestelling

• Bewerken (potloodicoon): pas de zichtwaarde, je maandelijks aantal of het aantal voor je correctiemaand aan. Maanden die al besteld zijn, blijven ongewijzigd; enkel komende maanden veranderen
• Pauzeren: leg één of meerdere pauzeperiodes vast; die maanden worden overgeslagen, niet verspreid over latere maanden
• Stoppen: zet je automatische bestelling op elk gewenst moment volledig stop
• Verwijderen: onmiddellijk of vanaf een gekozen einddatum, met een reden. Je kan een verwijderde begunstigde later opnieuw toevoegen, en eerdere bestellingen blijven in je historiek staan

Nieuw: je past voortaan zelf de hoeveelheid voor je correctiemaand aan, lager dan je gebruikelijke maandelijkse aantal, of naar 0, in plaats van die maand volledig over te slaan. Zo plan je een eindejaarscorrectie op voorhand in plaats van achteraf handmatig een extra bestelling te moeten plaatsen.

Klaar om de automatische bestelling voor je maaltijdcheques in te stellen?

Automatische bestelling voor ecocheques, cadeaucheques en sport- en cultuurcheques (jaarlijks)

Eco-, cadeau- en sport- en cultuurcheques worden één keer per jaar besteld, op een datum die jij kiest. De configuratie verloopt voor elk van de drie op dezelfde manier:

1. Kies in de productinstellingen de besteldag en -maand
2. Voeg begunstigden toe: elk krijgt één cheque per jaar; de zichtwaarde wordt vooraf ingevuld met het wettelijke jaarmaximum (ecocheques €250 · cadeaucheques €40 · sport- en cultuurcheques €100) en is aanpasbaar
3. Sla op: vanaf dan wordt er elk jaar automatisch besteld op die datum

Nieuw bij cadeaucheques: je voegt nu ook kinderen ten laste toe per begunstigde. Je bestelt tot €40 per jaar voor de begunstigde en voor elk kind ten laste.

Ligt je gekozen datum al in het verleden? Dan volgt de eerste automatische bestelling pas volgend jaar. Wil je dit jaar nog bestellen, plaats dan een manuele bestelling. Let op: per product en per kalenderjaar is maximaal één automatische bestelling mogelijk. Gemiste data worden niet ingehaald.

Wil je dit meteen instellen voor je ecocheques, cadeaucheques of sport- en cultuurcheques? Log in op je klantenzone en ga naar het tabblad “Bestellingen”.

Automatische bestelling voor de solidariteitscheque

De solidariteitscheque werkt anders dan de andere cheques: het is een maandelijkse automatische schenking. Je kiest één keer de besteldag en het schenkingsbedrag per begunstigde, dat bedrag geldt voor iedereen. Elke begunstigde ontvangt vervolgens elke maand automatisch één solidariteitscheque, zonder verdere tussenkomst van jou.

Zo betaal je jouw automatische bestellingen

Je betaalmethode stel je in via je bedrijfsinstellingen. Wij raden domiciliëring aan, eenvoudig in te stellen via itsme: je facturen worden dan automatisch betaald, zodat je bestellingen nooit vertraging oplopen door een gemiste betaling. Lees ons blogartikel over domiciliëring en ontdek hoe je nog een stap verder gaat in de automatisatie.

Manuele bestelling: wanneer kies je daarvoor?

Automatische bestellingen verhogen je efficiëntie, maar manuele bestellingen blijven waardevol voor onverwachte situaties of specifieke behoeften. Zo plaats je manueel een bestelling:

• Plaats een bestelling via het tabblad “Bestellingen”
• Kies het type cheque dat je wil bestellen
• Vul de zichtwaarde en de hoeveelheid in
• Kies de laaddatum van de cheques
• Controleer de verschillende kosten
• Betaal via bankoverschrijving
• Bekijk je facturen in het tabblad “Facturen”

Focus op je kernactiviteiten, niet op administratie

De juiste balans tussen automatisering en flexibiliteit is de sleutel: gebruik de automatische bestelling voor je routinebestellingen en manuele bestellingen voor uitzonderlijke situaties. Zo combineer je het beste van beide werelden: minder administratie, meer tijd voor je klanten en de groei van je zaak.

De automatische bestelling is maar een eerste stap richting minder administratie. Automatiseer ook je facturatie, onkostenbeheer en planning: elk uur dat je bespaart, is een uur extra voor je klanten en voor de groei van je zaak.

Klaar om de auto-order te activeren? Log in op je klantenzone en stel je automatische bestelling in via het tabblad “Bestellingen”.