Commande automatique de chèques : comment bien la configurer

En tant que dirigeant d’entreprise indépendant, vous commandez probablement vous-même vos chèques Monizze, sans passer par un secrétariat social. Placer une commande manuellement chaque mois demande du temps et de l’attention, du temps que vous préférez consacrer à vos clients et à votre entreprise. Avec la commande automatique, vous réglez cela une fois pour toutes : vous configurez votre répartition, et Monizze place ensuite automatiquement vos commandes, à temps et sans effort supplémentaire.

La commande automatique a été récemment mise à jour. Vous bénéficiez désormais de plus de contrôle : vous définissez vous-même votre année fiscale, vous ajustez directement votre mois de correction, et vous utilisez la commande automatique aussi pour vos éco-chèques, chèques-cadeaux et chèques sport et culture. Cet article vous explique comment tout configurer correctement.

Qu’est-ce que la commande automatique ?

Avec la commande automatique, vous configurez vos commandes une seule fois. Monizze planifie ensuite automatiquement toutes vos commandes, vous montre directement combien de chèques sont attribués chaque mois et pour quel montant, et les place le jour que vous choisissez, sans que vous n’ayez plus rien à faire.

Les avantages en un coup d’œil :

moins de risques d’erreur qu’avec les commandes manuelles ;
moins de temps consacré aux tâches administratives ;
un chargement de vos chèques chaque mois, au bon moment ;
une vue d’ensemble complète de vos commandes à venir ;
aucun retard de paiement grâce à la domiciliation.

La commande automatique s’adresse aux petites entreprises qui gèrent elles-mêmes leurs commandes de chèques, comme les dirigeants d’entreprise indépendants qui ne commandent pas via un secrétariat social. Vous disposez déjà d’un espace client Monizze ? Vous pouvez activer cette fonctionnalité directement depuis l’onglet « Commandes ». Vous passez par un secrétariat social ? La commande automatique de vos chèques n’est alors généralement pas disponible.

Découvrez la commande automatique en vidéo

Vous préférez regarder plutôt que lire ? Notre vidéo vous montre comment configurer la commande automatique pour vos chèques-repas, de votre répartition jusqu’à votre première commande automatique.

Comment configurer la commande automatique pour les chèques-repas (mensuelle)

1. Configurez votre répartition une seule fois

Choisissez le mois de début de votre année fiscale : celui-ci devient automatiquement votre premier mois, et le mois précédent votre dernier mois. Pour ce dernier mois, qui est votre mois de correction, vous configurez le nombre de chèques séparément (voir étape 4). Vous pouvez ajuster votre année fiscale à tout moment.

2. Ajoutez des bénéficiaires

Cliquez sur « Ajouter des bénéficiaires » pour les ajouter un par un, ou sélectionnez « Ajouter tout le monde » pour les importer en une seule fois
Complétez la valeur faciale et le nombre mensuel de chèques-repas
Cliquez sur « Enregistrer la commande automatique »

Un bénéficiaire doit d’abord figurer dans votre liste de bénéficiaires. Vous ajoutez quelqu’un en cours d’année ? Cette personne reçoit alors son nombre mensuel à partir du mois de début, sans effet rétroactif.

3. Commandes rétroactives

Vous configurez votre commande automatique en cours d’année fiscale ? Vous pouvez tout de même choisir un mois de début dans le passé, jusqu’au début de votre année fiscale en cours. Les mois manqués sont alors regroupés en une seule commande de rattrapage lors de votre prochaine facturation. Ces mois rétroactifs sont clairement mis en évidence dans votre tableau de répartition. Une commande rétroactive ne peut jamais remonter plus loin que janvier de la même année.

4. Gérez votre commande automatique

Modifier (icône crayon) : ajustez la valeur faciale, votre nombre mensuel ou le nombre pour votre mois de correction. Les mois déjà commandés restent inchangés ; seuls les mois à venir changent
Mettre en pause : définissez une ou plusieurs périodes de pause ; ces mois sont alors sautés, sans être redistribués sur les mois suivants
Arrêter : arrêtez votre commande automatique complètement, à un moment que vous choisissez
Supprimer : retirez un bénéficiaire de votre commande automatique, immédiatement ou à partir d’une date de fin choisie, en indiquant un motif. Vous pourrez ensuite le réactiver si nécessaire, sans perdre l’historique de ses commandes

Nouveau : vous ajustez désormais vous-même la quantité de votre mois de correction, en dessous de votre quantité mensuelle habituelle ou à 0, plutôt que de sauter entièrement ce mois. Vous planifiez ainsi votre correction de fin d’année à l’avance, sans devoir passer une commande manuelle supplémentaire par la suite.

Prêt à configurer la commande automatique de vos chèques-repas ?

Accédez à votre espace client

Commande automatique pour les éco-chèques, chèques-cadeaux et chèques sport et culture (annuelle)

Les éco-chèques, chèques-cadeaux et chèques sport et culture sont commandés une fois par an, à une date que vous choisissez. La configuration est identique pour les trois types de chèques :

Choisissez dans les paramètres du produit le jour et le mois de commande
Ajoutez des bénéficiaires : chacun reçoit un chèque par an ; la valeur faciale est préremplie avec le maximum légal annuel (éco-chèques 250€ · chèques-cadeaux 40€ · chèques sport et culture 100€) et reste modifiable
Enregistrez : à partir de là, la commande se fait automatiquement chaque année à cette date

Nouveau pour les chèques-cadeaux : vous ajoutez désormais des enfants à charge par bénéficiaire. Vous commandez jusqu’à 40€ par an pour le bénéficiaire et pour chaque enfant à charge.

Votre date choisie est déjà passée ? La première commande automatique n’aura alors lieu que l’année suivante. Vous souhaitez encore commander cette année ? Placez alors une commande manuelle. Attention : une seule commande automatique par produit et par année civile est possible. Les dates manquées ne sont pas rattrapées.

Vous voulez configurer cela dès maintenant pour vos éco-chèques, chèques-cadeaux ou chèques sport et culture ? Connectez-vous à votre espace client et rendez-vous dans l’onglet « Commandes ».

Commande automatique pour le chèque solidarité

Le chèque solidarité fonctionne différemment des autres chèques : c’est un don automatique mensuel. Vous choisissez une seule fois le jour de commande et le montant du don par bénéficiaire, ce montant est le même pour tous. Chaque bénéficiaire reçoit ensuite automatiquement un chèque solidarité chaque mois, sans autre intervention de votre part.

Comment payer vos commandes automatiques

Vous configurez votre mode de paiement dans les paramètres de votre entreprise. Nous recommandons la domiciliation, facilement mise en place grâce à itsme. Vos factures sont alors payées automatiquement, ce qui évite tout retard de commande lié à un paiement oublié. Lisez notre article de blog sur la domiciliation et découvrez comment aller encore plus loin dans l’automatisation.

Commande manuelle : quand la choisir ?

Les commandes automatiques augmentent votre efficacité, mais les commandes manuelles restent précieuses pour les situations imprévues ou les besoins spécifiques. Voici comment placer une commande manuelle :

Passez commande via l’onglet « Commandes »
Choisissez le type de chèque que vous souhaitez commander
Complétez la valeur faciale et la quantité
Choisissez la date de chargement des chèques
Vérifiez les différents coûts
Payez par virement bancaire
Retrouvez vos factures dans l’onglet « Factures »

Concentrez-vous sur votre cœur de métier, pas sur l’administratif

Le bon équilibre entre automatisation et flexibilité est la clé : utilisez la commande automatique pour vos commandes de routine et les commandes manuelles pour les situations exceptionnelles. Vous combinez ainsi le meilleur des deux mondes : moins d’administratif, plus de temps pour vos clients et la croissance de votre entreprise.

La commande automatique n’est qu’un premier pas vers moins d’administratif. Automatisez aussi votre facturation, vos notes de frais et votre planification : chaque heure gagnée, c’est une heure de plus pour vos clients et pour faire grandir votre entreprise.

Questions fréquentes sur la commande automatique

Combien de chèques chaque bénéficiaire reçoit-il par mois ?

Le nombre mensuel que vous configurez, identique chaque mois de votre année fiscale. Pour votre mois de correction, le dernier mois de votre année fiscale, vous pouvez définir séparément un autre nombre (ou 0).

Que sont le « dernier mois » et le « mois de correction » ?

Le dernier mois est le mois de clôture de votre année fiscale. Comme vous définissez vous-même votre année fiscale, vous déterminez aussi de quel mois calendaire il s'agit. Le mois de correction est le nombre de chèques que vous configurez pour ce mois par bénéficiaire, en dessous de votre quantité mensuelle habituelle ou à 0, pour ajuster finement votre total annuel.

Puis-je modifier mon année fiscale à tout moment ?

Oui. Votre année fiscale détermine votre premier mois, et donc aussi votre dernier mois (de correction), ainsi que tout votre cycle de commande. Vous l'ajustez quand vous le souhaitez.

Jusqu'où une commande rétroactive peut-elle remonter ?

Jusqu'au début de votre année fiscale en cours, mais jamais plus loin que janvier de la même année. Les mois manqués sont regroupés en une seule commande de rattrapage lors de votre prochaine facturation.

Que sont les « enfants à charge » pour les chèques-cadeaux ?

Des enfants fiscalement à charge d'un bénéficiaire. Vous commandez jusqu'à 40€ par an pour le bénéficiaire et pour chaque enfant à charge.

Comment mettre en pause ou supprimer un bénéficiaire ?

La mise en pause définit une ou plusieurs périodes sans commande. La suppression arrête un bénéficiaire immédiatement ou à une date de fin choisie ; vous pouvez toujours ajouter à nouveau ce bénéficiaire plus tard.